SEMBILAN PANDUAN MENCIPTAKAN RAPAT YANG EFEKTIF

9 Panduan menciptakan rapat yang efektif

Rapat yang efektif dapat mempermudah proses kerja. Rapat yang tidak efektif dapat memakan waktu, bahkan mungkin dapat pekerjaan seluruh tim dalam rapat. Agar hal ini tak terjadi lagi, beirkut ini adalah beberapa panduan agar rapat kerja berjalan lebih efektf.

1. Membuat agenda rapat

Dengan agenda rapat yang jelas tentu rapat akan lebih efektif.

Hal pertama yang harus diperhatikan agar kamu dapat menciptakan rapat yang efektif dapat dimulai dari membuat agenda rapat yang jelas. Hal ini karena banyak undangan rapat yang seringkali tidak mencantumkan agenda serta tujuan rapat. Kebanyakan undangan hanya berisi waktu, tempat, serta judul rapatnya saja.

Padahal mencantumkan agenda rapat merupakan poin penting untuk membuat rapat lebih efektif. Agenda rapat akan membuat para undangan mengetahui hal apa saja yang akan dibahas dalam pertemuan tersebut sehingga setiap orang dapat mempersiapkan materi dengan baik.

Tidak hanya itu, hal ini juga bertujuan untuk mencegah topik rapat keluar jalur. Dengan memaparkan agenda dan undangan rapat, meeting dapat berlangsung lebih efektif karena setiap orang yang datang sudah mengetahui apa saja yang akan dibahas.

2. Menentukan jumlah undangan rapat

Rapat dengan terlalu banyak orang akan menjadi tidak efektif.

Salah satu faktor penentu rapat yang efekif ditentukan juga oleh banyaknya jumlah undangan rapat. Seringkali rapat dihadiri oleh puluhan orang yang membuat terasa sesak serta situasi tersebut jelas sangat tidak efektif karena tidak semua orang dalam ruangan akan memberikan kontribusi bagi pertemuan tersebut.

Jika kamu adalah penyelanggara rapat, sebaiknya atur strategi meeting yang efektif dengan menentukan jumlah orang yang diharapkan hadir agar rapat menjadi lebih fokus.

3. Pastikan tepat sasaran

Bila setiap orang yang ada di rapat memahami topik, diskusi pun akan berjalan lebih lancar.

Setelah menentukan jumlah undangan rapat, kamu juga perlu menentukan audience sesuai dengan topik meeting. Misalnya, jika rapat kantor bertujuan untuk diskusi seputar strategi pemasaran produk terbaru, maka sebaiknya kamu hanya mengundang tim dari divisi marketing saja.

Hal ini penting karena diharapkan setiap orang yang diundang memahami topik yang akan dibahas dan mampu memberikan masukan atau ide yang bisa menghasilkan solusi. Selain itu, mengundang orang yang tidak berkepentingan dengan topik rapat hanya akan membuat pertemuan berjalan lama dan tidak menghasilkan solusi apapun.

4. Mencatat hal penting dalam rapat

Notulen diperlukan agar kamu bisa tahu hasil pembahasan dalam rapat.

Agar membuat rapat berlangsung efektif untuk masa depan, maka kamu perlu mencatat poin penting selama rapat. Mungkin ada baiknya kamu memiliki notulen dalam setiap rapat untuk mencatat hal penting dan ide yang dihasilkan dalam pertemuan tersebut.

Guna menghindari notulen melewatkan hal penting dalam merangkum semua poin, kamu bisa menghimbau seluruh undangan menyiapkan catatan.

5. Mengontrol berjalannya rapat

Agar pembahasan dapat terarah dengan tepat, kamu perlu mengelola rapat.

Di saat tertentu, rapat bisa berubah menjadi percakapan. Ini tentu akan berdampak pada ketidakefektifan rapat. Untuk menghindari hal tersebut, kamu sebagai penyelenggara meeting bisa menjadi moderator yang mengontrol hal tersebut. Jika rapat terlihat mulai seperti percakapan, kamu harus menghentikannya dan memfokuskan kembali pada topik pembahasan.

6. Tepat waktu

Dengan datang tepat waktu itu berarti kamu menghormati orang yang akan datang dalam rapat.

Seringkali rapat berjalan terlambat atau tidak selesai tepat waktu, hal ini tentu sangat merugikan. Untuk mengatasi hal tersebut, ada baiknya penyelenggara rapat membuat waktu pertemuan yang ganjil.

Misalnya, kamu bisa mengadakan rapat dengan waktu genap seperti pukul 10 pagi atau jam 2 siang, maka sesekali buatlah waktu rapat yang tidak biasa seperti pukul 09.26. Banyak yang mengatakan bahwa cara ini bisa menciptakan rapat yang efektif karena undangan rapat akan lebih banyak bertanya untuk mengonfirmasi waktu meeting dan membuat mereka terus memperhatikan jam.

Dengan begitu audience rapat bisa hadir tepat waktu di tempat pertemuan. Selain membuat waktu rapat yang tidak biasa, cara lain yang bisa kamu lakukan adalah memajukan jam rapat sekitar 30 menit dari waktu sebenarnya.

7. Hindari penggunaan gadget selama rapat 

Membuka smartphone saat rapat akan mengalihkan fokus.

Meskipun anggota yang datang ke dalam rapat tidak dilarang membawa gadget, namun ada baiknya kamu menghindari adanya penggunaan gadget seperti telepon genggam di sepanjang rapat.

Sebab meski niatnya mungkin hanya sekedar melihat materi atau membuka email, namun kesempatan itu bisa digunakan untuk melakukan hal-hal yang tidak berkaitan dengan rapat seperti membalas pesan hingga membuka media sosial.

8. Usahakan durasi rapat singkat 

Durasi rapat akan mempengaruhi seberapa efektif rapat yang kamu laksanakan.

Rapat yang berlangsung terlalu lama dapat menjadi rapat yang tidak efektif. Pasalnya semakin lama pertemuan, semakin mudah juga anggota yang hadir dalam rapat akan merasa bosan, lelah dan tidak fokus. 

Rapat yang efektif sebaiknya tidak berlangsung lebih dari satu jam. Dengan membatasi waktu rapat, maka anggota yang hadir juga dapat memahami betapa waktu tersebut sangat berharga sehingga memiliki kesadaran untuk mengelola rapat yang efektif sehingga lebih produktif.

9. Akhiri dengan membuat action plan 

Membuat action plan akan membantumu melakukan follow up terhadap hasil rapat.

Siapkan beberapa menit di setiap akhir rapat untuk mendiskusikan langkah selanjutnya yang harus dilakukan.  Mulai dari menentukan siapa yang bertanggung jawab atas tugas tertentu hingga menentukan tenggat waktu yang harus dipatuhi. 

Dengan begitu rapat yang berlangsung tidak akan berakhir tanpa kesimpulan dan kamu dapat menindak lanjuti hasilnya di kemudian hari. Baca Juga : Enam-panduan-untuk-memotivasi-karyawan

Nah, itulah beberapa panduan agar rapat berjalan efektif. Untuk bisa membuat rapat yang efektif memang tidak mudah dibutuhkan kerjasama yang baik dan komunikasi yang baik. Cobalah untuk memulainya dengan panduan tersebut dan komunikasikan dengan tim penyelenggara agar bisa membuat rapat berjalan efektif.

Related Posts