KUPAS TUNTAS PROSES PENGADAAN BARANG DAN JASA BAGI PDAM ATAU PERUMDAM

Photo Dok

Setiap operasional perusahaan pasti membutuhkan pengadaan barang dan/atau jasa. Baik itu untuk membantu tugas dan fungsi setiap tim dalam proses produksi maupun dalam kegiatan administratif. Terutama jika perusahaan memiliki banyak kerja sama dengan pihak luar. Itulah kenapa ada tim atau divisi pengadaan barang dan jasa yang mengelola ini semua. Tidak hanya memastikan sumber daya siap digunakan oleh internal perusahaan, tim ini juga perlu mengelola perjanjian atau kontrak dengan penyedia yang telah disepakati. Simak proses pengadaan barang dan jasa lebih detail beserta jenisnya berikut ini.

Proses Pengadaan Barang dan Jasa

Berdasarkan Perpres nomor 16 tahun 2018, pengadaan barang dan jasa adalah kegiatan untuk memperoleh barang atau jasa oleh kementerian/lembaga/satuank kerja perangkat daerah/institusi lainnya yang melewati serangkaian proses. Mulai dari perencanaan dengan identifikasi kebutuhan hingga pelaksanaan berakhir. Proses yang panjang diperlukan karena membutuhkan banyak dokumen pertanggungjawaban pembiayaan kepada APBN dan APBD untuk melaksanakannya.

Kemudian untuk proses pengadaan barang dan jasa bagi perusahaan swasta sendiri memiliki prinsip & prosedur yang berbeda, tergantung pada kebijakan masing-masing perusahaan. Namun secara garis besar sama dengan yang tertuang dalam aturan pemerintah, bahkan lebih sederhana.

Khusus untuk prinsip pengadaan barang/jasa, baik pemerintah maupun perusahaan menganut pada beberapa prinsip dasar. Diantaranya adalah efisien, efektif, transparan, terbuka, bersaing, adil atau tidak diskriminatif, dan akuntabel. Baca Juga : Ini-dia-sembilan-tahap-pengadaan-barang

Prosedur yang Perlu Dilalui

Secara garis besar, prosedur untuk pengadaan barang/jasa meliputi perencanaan, persiapan, dan pelaksanaan. Berikut ini rincian untuk setiap tahapannya berdasarkan Perpres nomor 16 tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa.

1. Perencanaan

Perencanaan secara berurutan terdiri dari identifikasi kebutuhan, penetapan barang/jasa, menentukan cara & jadwal pengadaan, dan yang terpenting adalah anggaran pengadaan.

2. Persiapan

Terdapat dua proses utama dari persiapan, yaitu persiapan swakelola & persiapan pengadaan barang/jasa melalui penyedia. Dari proses utama tersebut masih diturunkan lagi dalam beberapa proses. Pada persiapan swakelola secara berurutan akan melalui proses penetapan sasaran, penyelenggara swakelola, rencana kegiatan, jadwal pelaksanaan, dan penyusunan RAB. Lalu untuk proses persiapan pengadaan barang/jasa melalui penyedia, yaitu menetapkan HPS, menetapkan rancangan kontrak, menetapkan spesifikasi teknis, menetapkan uang muka, sertifikat garansi, dan/atau penyesuaian harga. HPS atau Harga Perkiraan Sendiri adalah perkiraan harga barang/jasa yang ditetapkan oleh Pejabat Pembuat Komitmen (PPK).

3. Pelaksanaan

Kemudian pada proses pelaksanaan terdapat proses pelaksanaan swakelola dan pelaksanaan pengadaan barang/jasa melalui penyedia. Pada tahap pelaksanaan swakelola, terdapat proses pelaksanaan swakelola tipe I, II, III, dan IV, pembayaran swakelola, serta pengawasan dan pertanggungjawaban swakelola. Lalu pada tahap pelaksanaan pengadaan barang/jasa melalui penyedia terdapat proses pelaksanaan pemilihan, pelaksana kontrak, serta serah terima hasil pekerjaan.

Jenis Pengadaan Barang dan Jasa

1. Barang

Dalam peraturan pemerintah, jenis pengadaan barang meliputi semua benda yang bisa diperdagangkan, digunakan, dan dimanfaatkan oleh penggunanya, dalam hal ini perusahaan. Baik itu berwujud, tidak berwujud, bergerak, maupun tidak bergerak. Beberapa contoh pengadaan barang adalah sarana prasarana perusahaan, transportasi kantor dan pabrik, pembelian aplikasi berbayar, dan sebagainya.

2. Profesi Konstruksi

Jenis berikutnya adalah profesi konstruksi, yaitu semua profesi yang terlibat langsung dalam pengerjaan konstruksi bangunan atau wujud fisik lainnya sesuai dengan kebutuhan dan permintaan perusahaan. sebagai contoh, perusahaan membutuhkan platform khusus pengelola data karyawan dengan spesifikasi yang belum ada di pasaran. Maka semua orang yang terlibat untuk membuatnya akan masuk dalam pengadaan jasa profesi kontruksi.

3. Jasa Konsultasi

Kemudian untuk jenis pengadaan jasa konsultasi, yaitu jasa layanan profesional dari orang yang ahli dalam bidang keilmuan tertentu. Jenis ini sering digunakan dalam hal perencanaan, mulai dari perencanaan produksi, pemasaran, pengembangan bisnis, dan sebagainya. Contohnya adalah ketika perusahaan ingin membuat strategi pemasaran terkini kemudian menghubungi ahli SEO untuk meningkatkan kekuatan pemasaran melalui website resmi.

4. Jasa Lainnya

Sedangkan untuk pengadaan jenis jasa lainnya adalah jasa yang sepenuhnya membutuhkan keterampilan khusus dalam sistem tata kelola, menggunakan peralatan dengan metodologi khusus, dan sebagainya. Untuk contoh yang sering dibutuhkan perusahaan adalah tenaga kerja kebersihan, tenaga kerja transportasi dan akomodasi, pengelola acara CSR perusahaan, dan sebagainya. Semua jenis jasa yang tidak termasuk dalam kedua jenis jasa di atas masuk dalam jenis jasa lainnya.

Untuk mengelola proses pengadaan barang dan jasa perusahaan berskala besar, sangat disarankan bagi Anda untuk menggunakan sistem teknologi khusus yang mampu memudahkan proses pemesanan. 

Related Posts